Vertrieb optimieren – Erfolge sichern
Der Vertrieb nimmt in jedem Unternehmen eine exponierte Stellung ein. Erfolge und Misserfolge machen sich unmittelbar bemerkbar und haben meist spürbare Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen. Nicht umsonst hat die Unternehmensleitung ein besonderes Auge auf diesen Bereich.
In Unternehmen spielen langfristige, strategische Überlegungen ebenso eine Rolle wie kurzfristig ausgegebene Umsatzziele. Ein besonders produktiver, weil effektiv und effizient arbeitender, Vertrieb ist die Antwort auf sowohl ambitionierte interne Vorgaben als auch eine verschärfte Wettbewerbssituation. Dafür gilt es die Strukturen im Vertriebsteam so zu organisieren, dass Routineaufgaben besonders effizient erledigt werden können. Die dadurch eingesparte Zeit sollten die Mitarbeiter dann effektiv nutzen, indem sie sich besonders vielversprechenden Kunden und Interessenten widmen und passende Angebote ausarbeiten.
So simpel diese Erkenntnisse auf den ersten Blick auch sind, so schwierig sind sie im Unternehmen umzusetzen. Mit welchen Stellschrauben Sie die Produktivität in Ihrer Vertriebsorganisation wirklich steigern und Ihr Unternehmen erfolgreicher machen, lesen Sie auf den folgenden Seiten.
Kundendaten organisieren – Umsatzpotenziale ermitteln
Jeder Ihrer Vertriebsmitarbeiter hat eine klare Vorstellung von seinen Kunden, aber wie gut ist das Wissen über die Kunden im gesamten Unternehmen? Wie organisieren Sie das Know-how über Kunden, das Ihr Vertriebsteam über Jahre hinweg gesammelt hat, und wie gewinnen Sie aus der Vielzahl an Daten verwertbares Wissen?
Informationen konsolidieren
Microsoft Dynamics CRM bündelt das gesamte Kundenwissen eines Unternehmens an einer zentralen Stelle. Zuvor fanden sich diese Informationen vielleicht in unterschiedlichen Anwendungen oder aber in den Köpfen, Notizbüchern oder Schreibtischschubladen Ihrer Mitarbeiter. Mit der zentralen Speicherung der Kundendaten und -informationen verfügen alle Vertriebsmitarbeiter über eine einheitliche, zuverlässige und stets aktuelle Wissensbasis. Dadurch wird die Arbeit im Vertrieb zum echten Teamwork. Jeder profitiert vom Know-how des anderen. Jeder kann andere Kollegen unterstützen. Und personelle Veränderungen führen nicht automatisch zum Verlust von Kundenwissen.
Verkaufspotenziale identifizieren
Die zentrale Organisation der Kundendaten in Microsoft Dynamics CRM bietet für alle mit der strategischen Ausrichtung eines Unternehmens befassten Mitarbeiter eine qualitativ wie quantitativ hochwertige Grundlage. Dank Zugriff auf eine zentrale, aktuelle Datenbasis lassen sich mittels individuell anpassbarer Analysen besonders vielversprechende Kundengruppen selektieren und so zügig Cross- und Up-Selling-Potenziale ermitteln. Auch das allgemeine Berichtswesen wird durch die Bündelung aller Kundendaten in einem System erheblich vereinfacht. Das zeitaufwändige und fehleranfällige Zusammenstellen der Unternehmenszahlen aus verschiedenen Quellen, in vielen Unternehmen gerade vor Quartalsabschlüssen und -meetings ungeliebte Routine, gehört damit der Vergangenheit an.
Das besonders Angenehme daran: Die Arbeit mit Microsoft Dynamics CRM ist Ihren Mitarbeitern von Anfang an vertraut. Denn Benutzeroberfläche und -führung sind eng an die bekannten Office-Anwendungen angelehnt. Langwierige Schulungen sind damit überflüssig. Für die Weiterbearbeitung lassen sich die Kundendaten einfach in Excel oder PowerPoint importieren und live aktualisieren. Auf Wunsch stehen Ihren Vertriebsmitarbeitern alle Funktionen des CRM-Systems auch direkt aus Outlook heraus zur Verfügung. Der Arbeitsfluss wird so nicht durch ständige Programmwechsel gestört.
Kundenprofile erstellen
Für besonders umfangreiche Kundendatenanalysen können Sie Microsoft Dynamics CRM mit den Analysis Services und Reporting Services aus Microsoft SQL Server kombinieren. So erhalten Sie eine hochspezialisierte Business-Intelligence-Lösung, mit der Sie alle Zahlen bis ins kleinste Detail auswerten und ein umfassendes und detailliertes Gesamtbild Ihrer Kunden aufbauen. Prognosen und strategische Entscheidungen basieren damit auf einer solideren, fundierten Datenbasis, und Trends können schneller erkannt werden. Mit den Microsoft-Lösungen für den Vertrieb wissen Sie einfach besser Bescheid über Ihre Kunden.
Kurze Vertriebszyklen statt langer Warteschlangen
Was bedeutet Geschwindigkeit für den Vertrieb in Ihrem Unternehmen? Wie wichtig ist es Ihnen, Vertriebszyklen zu verkürzen und Prozesse effizienter zu gestalten?
Unabhängige Untersuchungen bestätigen: Erfolgreiche Unternehmen sind gerade im Vertrieb besonders produktiv. Dabei widmen sich die Vertriebsmitarbeiter verstärkt der Betreuung ihrer Kunden und wenden verhältnismäßig wenig Zeit für routinemäßige Verwaltungstätigkeiten auf. Mit Microsoft Dynamics CRM kann auch Ihr Unternehmen von der Optimierung der Vertriebsprozesse profitieren.
Routineaufgaben beschleunigen
Microsoft Dynamics CRM beschleunigt die internen Vertriebsprozesse und entlastet Ihre Mitarbeiter, sodass sich diese mehr um Ihre Kunden kümmern können. Standardisierbare Routineprozesse werden automatisiert, alle Daten unmittelbar vom CRM-System übergeben. So werden Ihre Mitarbeiter aktiv im Vertriebsprozess begleitet und über ausstehende Aufgaben informiert. Der Zeitaufwand für Verwaltungstätigkeiten und Informationssuche wird erheblich minimiert.
Bei der Erstellung von Geschäftsdokumenten unterstützt Microsoft Dynamics CRM Ihre Mitarbeiter außerdem dabei, unternehmensinterne Vorgaben und wichtige externe Kriterien wie bspw. rechtliche Formalitäten einzuhalten.
Leadbearbeitung automatisieren
Die Steuerung Ihres Vertriebsteams übernimmt Microsoft Dynamics CRM weitgehend selbständig, indem Leads automatisch den verfügbaren Mitarbeitern zugewiesen werden. Auch individuelle Bedürfnisse einzelner Kunden können dabei berücksichtigt werden, indem Leads bspw. so klassifiziert werden, dass sie stets von einem entsprechend befähigten Mitarbeiter bearbeitet werden. Die Vorteile liegen auf der Hand: Ihr Vertriebsteam ist optimal ausgelastet, Leads werden schnellstmöglich von den dafür am besten geeigneten Mitarbeitern bearbeitet.
Datenzugriff erleichtern
All das funktioniert übrigens auch unabhängig vom Aufenthaltsort Ihrer Vertriebsmitarbeiter. Mobiltelefone und Smartphones mit Windows Mobile können – Internetzugang vorausgesetzt – von überall auf das CRM-System zugreifen. Rücksprachen und Abstimmungen mit dem Backoffice werden so entweder weitgehend überflüssig oder erheblich beschleunigt. Das Zusammenspiel von Windows Mobile und Microsoft Dynamics CRM erleichtert auch die Erfassung der Kundendaten, da diese per mobilem Endgerät direkt in das CRM-System eingegeben werden können. So müssen bspw. auch die Daten von Leadbögen oder Visitenkarten nach Kundenterminen oder Veranstaltungen nicht mehr mühsam manuell erfasst werden.
Mit Microsoft Dynamics CRM beschleunigen Sie Ihre Vertriebsprozesse – zum Vorteil Ihrer Kunden und zur Steigerung Ihrer Unternehmensproduktivität.
Ihr Unternehmen – ein erfolgreiches Team
Wie gelingt es Ihnen, dass alle Ihre Vertriebsmitarbeiter mit einer Stimme sprechen? Wie erfahren Ihre Vertriebsmitarbeiter, was ihre Kollegen gerade tun?
Überlassen Sie koordiniertes Handeln in Ihrem Vertrieb nicht dem Zufall. Geben Sie der Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen mit Microsoft-Lösungen ein solides technologisches Fundament. Die intelligente Datenverwaltung und die Funktionen zur Steuerung der Vertriebsaktivitäten in Microsoft Dynamics CRM erlauben eine automatisierte Benachrichtigung der zuständigen Vertriebsmitarbeiter, unabhängig von Aufenthaltsort und Kommunikationsmittel.
Datenerfassung erleichtern
Ihre Mitarbeiter können direkt beim Kunden Daten erfassen und aktualisieren. Das minimiert zum einen den Nachbereitungsaufwand von Kundenterminen. Zum anderen erlaubt es Ihren Mitarbeitern, auch unterwegs immer auf dem neuesten Stand zu sein, weil sie vor Ort einfach auf aktuelle Daten zugreifen und Angebote auf individuelle Kundenbedürfnisse anpassen können und kurzfristig vorgenommene Änderungen sofort für alle sichtbar sind.
Informationen organisieren
Im Vertrieb wird mit unzähligen unstrukturierten Dokumenten verschiedener Formate gearbeitet, vom Kaufvertrag bis zu Preislisten. Organisieren Sie diese am besten ebenfalls an einem zentralen Ort – mit Microsoft Office SharePoint Server. So wissen alle Mitarbeiter stets, wo die relevanten Dokumente zu finden sind. Gerade auch für Ihre Vertriebsmitarbeiter im Außendienst ist es von großer Bedeutung, jederzeit von jedem Ort aus auf alle wichtigen Dokumente zugreifen zu können.
Kommunikation verbessern
Auch für eine optimale Kommunikation innerhalb Ihres Vertriebsteams bietet Microsoft umfassende Kommunikationslösungen an. Sie gewährleisten, dass all Ihre Mitarbeiter effektiv miteinander kommunizieren können und jederzeit erreichbar sind. Der Microsoft Office Communication Server führt Telefon, E-Mail, Chat, Konferenz, Instant Messaging und VoIP so zusammen, dass sich Ihre Mitarbeiter nie um die Wahl des Mediums Gedanken machen müssen und sich sicher sein können, dass ihre Nachrichten ankommen.
Die verbesserte Kommunikation im Vertriebsteam minimiert Fehler und Versäumnisse und vereinfacht die Abstimmung untereinander – dadurch laufen Vertriebsprozesse schneller und reibungsloser ab.
Richtige Entscheidungen durch fundierte Analysen
Wie viel Aussagekraft haben Ihre Vertriebskennzahlen? Wie zuverlässig sind Ihre Absatzprognosen? Wie stark beschäftigt Sie Ihr aktuelles Tagesgeschäft? Wie viel Zeit bleibt Ihnen, sich mit Ihrer künftigen Geschäftsentwicklung zu befassen?
Vertriebsdaten auswerten
Über die einzelnen Kundendaten und die prozessbezogenen Informationen hinaus bietet die Gesamtheit aller Vertriebsdaten eine hervorragende Grundlage für präzise Berichte und Forecasts. Mit Microsoft Dynamics CRM haben Sie die Situation in Ihrem Vertriebsteam stets im Blick. Die Auslastung Ihrer Mitarbeiter lässt sich ebenso schnell in Erfahrung bringen wie der Status einzelner Projekte. Dabei müssen Sie nicht einmal selbst aktiv werden! Microsoft Dynamics CRM berichtet Ihnen darüber: vollautomatisch, nach Ihren individuellen Kriterien, basierend auf Daten, die in Echtzeit aktualisiert werden.
Planungssicherheit erhöhen
Mit einer eingehenden Analyse aller Informationen lernen Sie einerseits Ihre Kunden besser kennen. Andererseits lernen Sie auch Ihren Vertrieb besser einschätzen. So lassen sich erfolgreiche Vorgehensweisen identifizieren und Best Practices ableiten. Neben dem Blick zurück erlaubt Microsoft Dynamics CRM aber auch den Blick nach vorn: Welche Verkäufe sind in der nächsten Zeit zu erwarten, wie aussichtsreich sind die derzeit bearbeiteten Leads, in welchem Stadium des Verkaufsprozesses befinden sich welche Kunden? Wenn Sie diese Daten systematisch mit Microsoft Dynamics CRM aufbereiten, erhalten Sie fundierte Forecasts, die in allen Bereichen des Unternehmens für ein entscheidendes Plus an Planungssicherheit sorgen.
Vertriebsanalysen erleichtern
Und das Beste daran: Für die Auswertung und Weiterverarbeitung all dieser Daten müssen Sie kein IT-Profi sein. Die Informationen können ganz einfach exportiert werden, zum Beispiel in Microsoft Excel oder Microsoft PowerPoint. Bei besonders umfassenden Analysen bietet sich zusätzlich der Einsatz von Microsoft SQL Server an. Mit den Analysis Services und Reporting Services ermöglicht er die Ermittlung von aussagekräftigen KPIs und Erstellung von Scorecards, die Ihre Entscheidungen im Vertrieb auf eine fundierte Datenbasis stellen.
Microsoft-Lösungen für den Vertrieb helfen Ihnen, alle vertriebsbezogenen Unternehmensdaten auf systematische Weise zu analysieren, um das Wissen in Ihrem Unternehmen optimal zu nutzen. Das hilft Ihnen, Prozesse kontinuierlich zu verbessern und Geschäftsabläufe zu optimieren.
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